PROCEDIMIENTO DE  LA ASESORIA   “EXPRESS TUTOR”

El procedimiento de la “Express Tutor” es muy simple y cómodo para ambas partes y se realiza definiendo un “proyecto”, que puede ir desde una simple consulta que genere un solo informe final; hasta la complejidad del desarrollo de un nuevo producto financiero que requiera investigación de mercado, varias etapas, informes parciales y un informe final. La “Express Tutor” consta de tres etapas fáciles y rápidas de realizar:

1.      ETAPA I – Contacto y definición del Proyecto 
      (Sin obligación ni compromiso para ambas partes):

Si una Institución Financiera Social decide iniciar un proyecto de “Express Tutor” con el Consultor (Una consulta o sugerencia sobre una actividad específica, el diseño de un estudio, la elaboración de una promoción, el desarrollo de un plan de mercadeo, el desarrollo de un nuevo producto, una estrategia de lanzamiento de un nuevo producto o agencia, un protocolo de ventas, un modelo de venta cruzada, un material de apoyo a las ventas,  una decoración de fachada, etc.), le dirige un correo (jlinaresf@gmail.com) presentando una breve descripción de la necesidad que tiene, para que este se haga una idea del requerimiento.

a.     El Consultor acuerda con la Institución Financiera Social interesada una reunión en la Sala de Teleconferencia del Consultor, con todas las personas de la Institución Financiera Social involucradas, para analizar el tema (Estas personas pueden estar en cualquier lugar y solo necesitan disponer de una computadora con micrófono y una cámara. aunque esta última no es indispensable o usar una tablet o un teléfono móvil).

Se definen en la reunión los “Términos de Referencia” (TdR) del proyecto. Esta es una metodología estándar de la cooperación internacional que se ha demostrado muy efectiva y que permite poner el tema en perspectiva pudiendo utilizar algunas de las siguientes informaciones (Los destacados reflejan la información que se requiere en la gran mayoría de los casos)::

·    Los antecedentes (Si los hay),

·    Que necesitan del Consultor.

·    Que información de la Institución Financiera Social requiere el Consultor.

·    Como se puede realizar el proyecto.

·    Que resultados se esperan.

·    Cuál es alcance del proyecto.

· Que entregables deberá suministrar el Consultor (informes, presentaciones, modelos, etc.) 

·    Que etapas tendrá el proyecto.

·    En cuanto tiempo se realizará el proyecto.

·    Cuál podría ser el plan de trabajo.

·    Quien va a ser la Contrapartida Local en la Institución Financiera Social.

b.      Se pueden realizar Teleconferencias para afinar estas informaciones, los tiempos y aclarar dudas, mientras el Consultor está elaborando la propuesta. El tiempo de elaboración de la propuesta depende de la complejidad del proyecto, en la mayoría de los casos basta con la primera Teleconferencia.

c.      El Consultor prepara una propuesta que contiene: Una descripción de la Consultoría, los requerimientos de información de la Institución Financiera Social, el costo de honorarios, la forma de desembolso de los honorarios y un cronograma de trabajo, en base a los plazos acordada en los TdR y la envía en un correo electrónico a la Institución Financiera Social.

2.      ETAPA II – Ajustes y aprobación 
      (Sin obligación ni compromiso para ambas partes)

1.   Se realiza una reunión en la Sala de Teleconferencia del Consultor para analizar las observaciones de la Institución Financiera Social a la propuesta enviada y definir los ajustes y el alcance. En una consulta simple basta, usualmente más reuniones no son necesarias, además los detalles se resuelven en contactos breves y frecuentes entre la Contrapartida local y el Consultor.

2.      El Consultor modifica los TdR y la propuesta, enviándolos de nuevo a la Institución Financiera Social, para su valoración final.

3.      La Institución Financiera Social aprueba o no la propuesta,

4.      Si la Institución Financiera Social aprueba la propuesta, envia un correo electrónico al Consultor con una carta compromiso en la cuál le solicita que realice el proyecto de acuerdo a lo acordado en la propuesta, además indicándole o ratificándole quién será la persona responsable de actuar de Contrapartida Local en el proyecto (No importa la magnitud del proyecto, siempre deberá haber una Contrapartida local).

3.     ETAPA III – Ejecución, seguimiento y desembolso de honorarios del proyecto  
     (Dependiendo de la magnitud del proyecto se puede contemplar desembolsos parciales o totales)

1.      El Consultor y el(la) Contrapartida realizan las actividades descritas en el cronograma de la propuesta, dentro de los plazos previstos, manteniendo el contacto necesario para mantener la fluidez del mismo.

2.      Al final de cada etapa del proyecto, el Consultor hace una presentación a la Institución Financiera Social a través del Sistema “Aula Virtualis”,. Si el proyecto es una simple opinión o consulta se elabora una sola presentación final, que sintetiza el informe y se presenta la misma al grupo que decida convocar la Institución Financiera Social, conectándose cada quien desde su oficina (Con una computadora con cámara y micrófono o una Tablet o un Teléfono Móvil).

3.    El Consultor y el(la) Contrapartida se comunican regularmente con el chat de Skype, para mejorar la velocidad de respuesta frente a los correos electrónicos. Por confidencialidad y seguridad se reúnen en la Sala de Teleconferencia del Consultor cuando sea necesario, se intercambian correos electrónicos para ratificar lo acordando, de manera que todo lo tratado quede registrado y se transfieren todo tipo de archivos en la Internet por “We Transfer”.

4.    Pueden; en un momento dado organizarse reuniones del Consultor y su Contrapartida con personal de la Institución Financiera Social  y/o con proveedores externos, para analizar aspectos que así lo requieran, ingresando todos a la Sala de Teleconferencia del Consultor con sus respectivas computadoras, desde sus oficinas.

5.     Al terminar el proyecto el Consultor realiza una presentación final y envía el informe final del mismo por correo electrónico junto a la factura total del proyecto, realizando la Institución Financiera Social el desembolso final por lo pendiente o por el total, de acuerdo a si Consultor ha recibido o no adelantos de honorarios (En los proyectos con duración mayor de un mes, lo acostumbrado es adelantar honorarios a cuenta del total y elaborar la factura por la totalidad al término del proyecto, desembolsando en ese momento solo el saldo restante).

6.      La Institución Financiera Social envía al Consultor el pago que resta o la totalidad del pago, según el caso, de acuerdo a las instrucciones que le de el Consultor.

De esta manera la Institución Financiera Social se ve comprometida solo cuando aprueba la propuesta y puede no aprobarla; sin consecuencias ni obligaciones de ningún tipo y el Consultor se asegura el compromiso de honorarios de los proyectos aprobados por parte de la Institución Financiera Social.

4.      COSTO DE LA ASESORIA “EXPRESS TUTOR”

1.      La tarifa de honorarios se basa en el Día/Consultor: Que es de CIENTO NOVENTA Y CINCO DOLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMERICA (US$ 195,00) netos por Día/Consultor. Esta es la mínima tarifa que se aplicará a un proyecto, independientemente del número efectivo de tiempo que le deba dedicar el consultor. En todo caso, el monto facturado en cada proyecto dependerá del número total de días presentados en la propuesta del mismo y aceptado por la Institución Financiera Social.

2.  Aplican condiciones que se incluirán en detalle en la propuesta y en cada caso se informarán en la propuesta.:

3.   Una vez definidos los TdR de un proyecto, el Consultor calcula el tiempo en días que necesitará para elaborar los entregables acordados (Informes, presentaciones, diseños, modelos, etc.) y elabora una propuesta.

4.    Los tiempos de elaboración de la propuesta, la elaboración de los cronogramas de la misma, el tiempo de contacto con el(la) Contrapartida, el tiempo de las presentaciones en el “Aula Virtualis” (Excepto los cursos y los cursos-taller), el tiempo de las reuniones en la Sala de Teleconferencia y del cruce de correos electrónicos; no se consideran entregables, ya que son imposibles de definir su costo con anticipación, por lo que ya están incluidos en la tarifa de honorarios.

5.    Cada proyecto tiene un costo único, que será el que refleje la propuesta, sin modificación de ningún tipo, ni agregados por viajes o traslados del Consultor.

6.   Por experiencia, el Consultor sabe con bastante precisión el tiempo que le tomará elaborar cada entregable acordado en base al contenido y la dificultad del mismo, de manera que el costo es equitativo para ambas partes, ya que no hay gastos de traslado, hospedaje y viáticos para la Institución financiera Social, y los costos de los recursos locales para la ejecución del proyecto los asume, contrata y paga directamente la Institución Financiera Social a los proveedores locales (Encuestadores, regalos a los asistentes a las Sesiones de Grupo, arrendamiento de sala, picadera, transporte de su personal dentro del país de el(la) Contrapartida, diseñador gráfico, Agencia de Publicidad, etc.).
jlinaresf@gmail.com